1. Formalia och format
Börja med det tråkigaste men också det som oftast stoppar annars bra anbud: formatet. Står det i förfrågningsunderlaget att svaret ska lämnas som en sammanhållen PDF, eller i separata filer uppdelade per bilaga? Vissa upphandlingsplattformar accepterar inte komprimerade zip-filer, andra kräver precis det. Läs anvisningarna för inlämning en extra gång, inte bara själva kravspecifikationen, de två delarna av underlaget skrivs ofta av olika personer och säger inte alltid samma sak om hur filerna ska se ut.
Kontrollera också att filerna faktiskt öppnas som de ska. Ett dokument som är skadat, låst med lösenord utan att det efterfrågats, eller sparat i fel programversion kan göra att upphandlaren aldrig kommer åt innehållet, och då räknas det ofta som att det saknas helt. Öppna varje fil på en annan dator än den du skrev i innan du lämnar in. Det fångar fler problem än man tror.
2. Skallkrav, en sista genomgång
Skallkrav är allt-eller-inget. Ett uppfyllt skallkrav ger inga extra poäng, men ett ouppfyllt kan diskvalificera hela anbudet oavsett hur bra resten är. Gå därför igenom kravspecifikationen rad för rad en sista gång och bocka av att varje krav faktiskt besvaras, inte bara att du läst det. Vi går igenom varför just missade skallkrav är en av de vanligaste anledningarna till att annars bra anbud åker ut i vår guide om misstagen som diskvalificerar annars bra anbud, och den är värd att ha i bakhuvudet redan nu.
Håll en enkel lista, gärna i ett kalkylblad, där varje skallkrav har en egen rad och en hänvisning till var i anbudet det besvaras. Det tar en kvart att göra men sparar dig från att upptäcka ett missat krav efter att tidsfristen gått ut, när det inte längre går att göra något åt saken.
3. Bilagor och underskrifter
Nästa genomgång gäller bilagorna. Förfrågningsunderlag innehåller ofta en lista över obligatoriska bilagor: registreringsbevis, försäkringsbevis, referensblanketter (se också vår guide om hur du väljer och beskriver referensuppdrag), eller en egenförsäkran om ekonomisk och teknisk kapacitet. Det är lätt att missa en enda bilaga i mängden när fokus ligger på själva anbudstexten. Gå igenom listan över bilagor punkt för punkt och matcha mot vad du faktiskt bifogat, inte mot vad du minns att du tänkte bifoga.
Kontrollera också signaturerna. En del upphandlingar kräver underskrift av behörig företrädare på specifika blanketter, andra nöjer sig med att anbudet skickas in via ett redan verifierat konto på plattformen. Om något ska signeras för hand eller med e-signatur, se till att rätt person faktiskt gör det i tid, inte att blanketten bara skickas vidare i hopp om att den kommer tillbaka ifylld före deadline.
4. Tidsstämpel och inlämningssätt
Sista biten handlar om själva inlämningen. Många upphandlingsplattformar stänger automatiskt vid sista svarsdag, utan undantag och utan möjlighet att ladda upp något efteråt, oavsett om anledningen är en trög uppladdning eller ett missförstått klockslag. Lämna därför aldrig in anbudet i sista minuten om det går att undvika. Stora filer tar ofta längre tid att ladda upp än man räknar med, och plattformen kan vara belastad precis innan deadline eftersom många andra leverantörer gör samma misstag samtidigt.
Dubbelkolla dessutom vilken tidszon och vilket exakt klockslag som gäller, det kan skilja sig mellan upphandlingar och mellan plattformar. Och spara en bekräftelse på att anbudet faktiskt kommit in, en kvittens eller en tidsstämplad skärmbild, så att det finns något att visa om det skulle uppstå en tvist om huruvida inlämningen skedde i tid.
Läs vidare
- Guide till offentlig upphandling och LOU
- Ordlista: alla begrepp inom offentlig upphandling
- Misstagen som diskvalificerar annars bra anbud
- Så skriver du kvalitetsdelen i anbudet
- Hur du väljer och beskriver referensuppdrag i ett anbud
- Anbudssamverkan: gå ihop med andra företag om ett anbud
***
Redo att sätta ihop nästa anbud? Sök bland aktuella upphandlingar här eller kontakta oss med dina frågor!