1. Varför kvalitetsdelen väger tyngre än du tror
I upphandlingar som utvärderas efter bästa förhållandet mellan pris och kvalitet räcker det sällan att ha ett konkurrenskraftigt pris. Kvalitetsdelen omvandlas till poäng, och de poängen läggs ofta ihop med prispoängen i en formel som avgör vem som vinner. Ett anbud med lite högre pris men ett kvalitetssvar som verkligen träffar kriterierna kan gå om ett billigare anbud som svarar löst. Läs mer om hur den utvärderingsmodellen fungerar i vår guide till offentlig upphandling, där grunderna i pris kontra kvalitet går igenom.
Ändå är kvalitetsdelen ofta den mest slarvigt skrivna delen av anbudet. Många leverantörer lägger all energi på att fylla i ska-kraven korrekt och skriver sedan kvalitetstexten i sista stund, med allmänna formuleringar om erfarenhet och engagemang. Det är precis där poäng försvinner.
2. Så läser upphandlaren ditt svar
En upphandlare som utvärderar ett tiotal anbud har sällan tid att läsa varje text som en sammanhängande berättelse. Oftast finns en poängmall eller checklista kopplad till varje delkriterium, och bedömaren letar efter konkreta svar på just den punkten. Om ditt svar är skrivet som en flytande text utan tydlig koppling till kriterierna blir det svårt att hitta det som faktiskt ska poängsättas, även om innehållet i sig är bra.
Tänk på det som att skriva för någon som skummar. Rubriker, tydliga stycken och svar som går att peka på gör att din text faktiskt blir läst i sin helhet, i stället för att bedömaren nöjer sig med det första stycket och drar slutsatser därefter.
3. Bygg svaret kring varje kriterium, ett i taget
Det enskilt mest effektiva du kan göra är att strukturera texten efter förfrågningsunderlagets egna kriterier, i samma ordning och gärna med samma rubriker som underlaget använder. Om underlaget frågar efter "metod för genomförande", "kompetens hos nyckelpersoner" och "kvalitetssäkring", ska ditt svar ha tre tydligt avgränsade avsnitt med exakt de rubrikerna, inte en enda löpande text som nämner allt lite i taget.
Svara på delfrågorna i den ordning de ställs. Om ett kriterium innehåller flera underfrågor, svara på var och en explicit i stället för att hoppas att helheten täcker in dem. En bedömare som inte hittar ett tydligt svar på en delfråga ger sällan poäng för den, även om svaret egentligen finns inbakat någon annanstans i texten.
4. Konkretisera i stället för att skriva allmänt
"Vi har lång erfarenhet och hög kvalitet i våra leveranser" ger noll poäng, oavsett hur sant det är. Beskriv i stället precis hur ni löser uppgiften: vilka steg genomförandet består av, vem som gör vad, vilka verktyg eller metoder som används och hur ni följer upp att kvaliteten håller under hela avtalstiden. Namnge roller, inte bara "vår personal". Beskriv en liknande situation ni faktiskt löst, gärna med ett konkret utfall, i stället för att bara påstå att ni kan hantera den.
Om underlaget efterfrågar en metod, beskriv metoden steg för steg. Om det efterfrågar riskhantering, peka på faktiska risker som är relevanta för just detta uppdrag och hur ni hanterar dem, inte en generisk riskmatris kopierad från ett annat anbud. Ju mer specifikt svaret är för just den här upphandlingen, desto tydligare blir det att ni faktiskt förstått vad som efterfrågas.
5. Vanliga fel som sänker poängen
- Copy-paste från ett tidigare anbud. Det märks nästan alltid, och svarar sällan exakt på den här upphandlingens kriterier.
- Att skriva om företaget i stället för uppdraget. Bedömaren vill veta hur just det här uppdraget kommer lösas, inte en allmän presentation av verksamheten.
- Att ignorera sidbegränsningar eller formatkrav. Ett svar som klipps av för att det är för långt förlorar de sista, ofta viktigaste, resonemangen.
- Säljspråk i stället för bevis. Superlativ utan underlag väger lätt. Konkreta exempel och tydliga arbetssätt väger tungt.
Se gärna till att någon som inte skrivit anbudet läser igenom kvalitetsdelen innan inlämning, och stämmer av varje svar mot motsvarande kriterium i underlaget. Det är ofta då man upptäcker att en delfråga aldrig fick ett riktigt svar. Många av de begrepp som används i förfrågningsunderlag, som skallkrav och tilldelningskriterier, förklaras kort i vår ordlista över upphandlingsbegrepp om något är oklart.
Läs vidare
- Guide till offentlig upphandling och LOU
- Ordlista: alla begrepp inom offentlig upphandling
- Vanliga frågor
***
Vill du hitta fler upphandlingar att svara på? Sök bland aktuella upphandlingar här eller kontakta oss med dina frågor!