1. Vad anbudssamverkan innebär i praktiken
Anbudssamverkan betyder att två eller flera företag lämnar in ett gemensamt anbud istället för att konkurrera separat eller stå utanför upphandlingen helt. Upphandlande myndigheter är van vid formen och den är fullt accepterad, så länge förfrågningsunderlaget inte uttryckligen förbjuder den för den aktuella upphandlingen. Vad som skiljer sig från fall till fall är hur ansvaret ska fördelas mellan parterna: ibland utses ett bolag till huvudanbudsgivare som skriver kontraktet och tar in de andra som underleverantörer, ibland lämnas anbudet av alla parter gemensamt med ett delat ansvar gentemot beställaren.
Vilken konstruktion som fungerar bäst, och exakt vilka krav förfrågningsunderlaget ställer på en sådan gruppering, varierar mellan upphandlingar. Läs alltid det specifika underlaget noga på den punkten, och stäm av med en jurist om något är oklart innan ni bygger hela anbudet runt ett antagande om hur ansvarsfördelningen får se ut.
2. När det är läge att gå ihop med andra
Den vanligaste anledningen är att ni täcker olika delar av det som efterfrågas. Ett företag har rätt kapacitet och referenser men saknar en viss certifiering, ett annat har precis den certifieringen men inte volymen. Tillsammans klarar ni kvalificeringskraven som ingen av er klarar ensam. Samma logik gäller geografisk täckning: en upphandling som spänner över flera orter kan kräva en lokal närvaro som bara går att lösa genom att ta in en partner som redan finns på plats. Vi går igenom fler sådana vägar in i vår guide om hur mindre leverantörer konkurrerar om offentliga kontrakt.
Var mer försiktig när tanken bakom samarbetet egentligen är att slippa konkurrera mot varandra. Att gå ihop med en direkt konkurrent bara för att undvika att möta varandra i samma upphandling är inte samma sak som att komplettera varandras kompetens, och kan väcka frågor om konkurrens som ni bör ha klart för er innan ni går vidare. Komplementaritet, inte bekvämlighet, är det som gör ett samarbete hållbart över tid.
3. Fallgroparna i samarbetet
Det som oftast går fel handlar inte om själva upphandlingen utan om hur dåligt förberedda parterna var på att samarbeta. Reda ut rollerna tidigt: vem levererar vad, vem är kontraktspart gentemot beställaren, och vem står för vilken ekonomisk risk om något går snett under avtalstiden. Lämna inte den diskussionen till efter att ni vunnit.
En annan vanlig miss är att anta att det räcker att en av parterna uppfyller kvalificeringskraven. I många upphandlingar krävs att samtliga parter i grupperingen uppfyller grundläggande krav, medan det är den samlade kapaciteten som räknas för annat, som teknisk förmåga eller omsättning. Vilket som gäller står i underlaget, och det skiljer sig mellan upphandlingar, så gå igenom den punkten tillsammans med alla parter innan ni skriver under något.
Räkna också med att samordning tar tid som ett ensamt anbud inte kräver. Om ni börjar prata ihop er om roller och ansvar först några dagar innan sista svarsdag blir resultatet ofta ett anbud som känns hopskarvat, med otydligheter som en upphandlare lätt snubblar på vid granskningen.
4. Hur ni sätter upp det i anbudet
Beskriv samarbetsformen tydligt i anbudet: vilka företag ingår, vem som är kontrakterande part, och hur ansvaret är fördelat om det inte redan framgår av förfrågningsunderlagets egna formulär. Många upphandlingar har särskilda bilagor för just detta, fyll i dem exakt som efterfrågat snarare än att beskriva samarbetet fritt i löptext om underlaget ber om ett visst format.
Varje part bör dessutom bidra med sin egen dokumentation av kapacitet och erfarenhet, inte bara den part som råkar skriva anbudet. Gäller det referensuppdrag, se till att varje företags bidrag beskrivs lika konkret som om ni lämnat anbud ensamma, enligt samma principer som i vår guide om hur du väljer och beskriver referensuppdrag i ett anbud. Ett anbud där en partners roll känns otydligt beskriven väcker onödiga frågor hos den som utvärderar det.
Skriv slutligen ett internt samarbetsavtal mellan parterna innan anbudet lämnas in, oavsett vad förfrågningsunderlaget formellt kräver. Reglera där fördelning av arbete, betalning och ansvar om kontraktet vinns, så att ni inte behöver förhandla fram det under tidspress efter tilldelningsbeslutet, när ett eventuellt avtal redan ska vara klart att skriva under.
Läs vidare
- Guide till offentlig upphandling och LOU
- Ordlista: alla begrepp inom offentlig upphandling
- Så konkurrerar mindre företag om offentliga kontrakt
- Hur du väljer och beskriver referensuppdrag i ett anbud
- Misstagen som diskvalificerar annars bra anbud
***
Letar ni efter en upphandling att gå ihop om? Sök bland aktuella upphandlingar här eller kontakta oss med dina frågor!