Hur Du Väljer och Beskriver Referensuppdrag i Ett Anbud

1. Varför referenser väger tyngre än de verkar göra

En referens är i grunden ett bevis. Den upphandlande myndigheten vill inte bara veta att ni säger att ni klarar uppdraget, de vill se att ni redan har gjort något liknande och levererat. I ett anbud där många leverantörer skriver ungefär samma saker om sin egen kompetens blir referenserna ofta det som faktiskt särskiljer svaren, särskilt när kvalitetsdelen utvärderas utifrån hur väl den styrks.

Det gäller både när referensen är ett formellt kvalificeringskrav, ett ska-krav som måste uppfyllas för att anbudet ska gå vidare till utvärdering, och när den används som underlag i den beskrivande kvalitetsdelen. I det senare fallet kan samma referensuppdrag återanvändas som konkret stöd för flera olika påståenden i anbudstexten, inte bara radas upp i en bilaga för sig. Hur du bygger den löpande kvalitetstexten går vi igenom i vår guide om hur du skriver kvalitetsdelen i anbudet.

2. Vilka uppdrag du faktiskt bör välja

Det mest relevanta uppdraget är sällan det största på pappret. En referens från ett jättekontrakt för fem år sedan säger mindre om er faktiska leveransförmåga idag än ett mindre uppdrag som liknar det aktuella anbudet i omfattning, bransch och typ av leverans. Fråga er själva vilket av era tidigare uppdrag som en utomstående läsare lättast kan koppla till just det som efterfrågas i det här förfrågningsunderlaget.

Tänk också på färskhet och tillgänglighet. En referensperson som inte minns detaljerna i uppdraget, eller som bytt jobb och inte går att nå, gör mer skada än nytta om myndigheten faktiskt ringer upp. Stäm av med referenspersonen innan ni lämnar in anbudet, både att hen är villig att svara och att hen minns uppdraget på det sätt ni beskriver det. Det är bättre att gå ner i storlek på referensuppdraget om det ger en referensperson som faktiskt kan svara snabbt och säkert.

Variera referenserna om kravet tillåter

Om underlaget efterfrågar flera referenser, undvik att de alla visar samma sak. Ett uppdrag som visar teknisk kapacitet, ett som visar erfarenhet av en liknande beställarorganisation och ett som visar hur ni hanterat ett problem under leverans ger en bredare och mer trovärdig bild än tre uppdrag som bekräftar exakt samma styrka.

3. Så beskriver du referensen konkret

Den vanligaste svagheten i referensbeskrivningar är att de stannar vid vad som levererades, utan att säga något om hur eller med vilket resultat. "Vi har utfört liknande städuppdrag åt kommun X" ger upphandlaren nästan ingen information. Beskriv istället uppdragets faktiska omfattning, vilka utmaningar som fanns, hur ni löste dem och vad beställaren fick ut av det. En mening om ett verkligt problem som uppstod och hur ni hanterade det säger mer om er leveransförmåga än ett helt stycke allmänt beröm om eget arbete.

Koppla också referensen tydligt till kraven i den aktuella upphandlingen. Om underlaget efterfrågar erfarenhet av en viss volym, en viss typ av miljö eller ett visst regelverk, skriv referensen så att just den kopplingen syns utan att läsaren behöver leta efter den. Gör det lätt för den som utvärderar att se att uppdraget faktiskt matchar det som krävs, i stället för att hoppas att kopplingen är uppenbar.

Namn, roll och kontaktväg ska stämma

Ange rätt namn, aktuell roll och fungerande kontaktuppgifter till referenspersonen. Fel eller inaktuella uppgifter skapar onödig tvekan hos en upphandlare som faktiskt försöker verifiera anbudet, och i värsta fall tolkas det som att referensen inte går att styrka. Se också till att beskrivningen av uppdraget stämmer med vad referenspersonen själv kommer att säga om man frågar, annars riskerar ni att er egen referens motsäger er.

4. Vanliga fallgropar

Den vanligaste fällan är att återanvända en gammal referenstext rakt av i flera anbud, utan att anpassa den till vad just den här upphandlingen frågar efter. Det syns ofta, och det missar chansen att koppla referensen till det specifika kravet. En annan är att välja det mest prestigefyllda uppdraget istället för det mest relevanta, av ren stolthet snarare än strategi.

Håll också koll på eventuella krav på hur gammalt ett referensuppdrag får vara eller hur länge sedan det avslutades, de kraven varierar mellan upphandlingar och kan vara ett formellt skallkrav som diskvalificerar anbudet om det missas. Samma gäller krav på kontraktsvärde eller uppdragets längd. Dubbelkolla alltid den exakta formuleringen i förfrågningsunderlaget snarare än att anta att en referens som fungerat tidigare automatiskt uppfyller kraven i den nya upphandlingen. Fler sådana formaliafel som stjälper annars starka anbud går vi igenom i vår genomgång av misstagen som diskvalificerar annars bra anbud.

Läs vidare

***

Vill du hitta fler upphandlingar att matcha dina referensuppdrag mot? Sök bland aktuella upphandlingar här eller kontakta oss med dina frågor!