1. Varför storlek inte avgör utfallet
Upphandlande myndigheter får inte favorisera stora leverantörer, och de har sällan någon anledning att vilja göra det heller. Det de vill är ett anbud som uppfyller kraven, håller budget och kan levereras av någon som faktiskt förstår uppdraget. En stor leverantör har ofta resurser att skriva många anbud parallellt, men det betyder inte att varje enskilt anbud är skräddarsytt för just den här upphandlingen. Ett mindre företag som lägger all sin uppmärksamhet på ett enda anbud kan ofta svara mer precist på vad som faktiskt efterfrågas.
Grundprinciperna i upphandlingslagstiftningen, som likabehandling och proportionalitet, finns till för att hålla fältet öppet för den här typen av konkurrens. Du kan läsa mer om dem i vår guide till offentlig upphandling och LOU. Poängen för dig som mindre leverantör är att reglerna i grunden är på din sida, det som avgör är hur du använder det utrymmet.
2. Nischkompetens som konkurrensfördel
Ett stort företag är sällan bäst på allt, det är ofta bredast på allt. Om du har en djup, smal kompetens inom ett område, kan du beskriva den på ett sätt som en generalist inte kan matcha. Istället för att försöka konkurrera på bredd, bygg anbudet kring det du faktiskt gör bättre än andra: specifik branscherfarenhet, en metod du använt i liknande uppdrag, eller kunskap om en teknisk lösning som få andra leverantörer har praktisk erfarenhet av.
Det kräver att du är ärlig med vad du inte kan. En nischad leverantör som försöker bredda sig för mycket i ett anbud tappar ofta det som gjorde erbjudandet starkt till att börja med. Håll dig till det du kan styrka med verkliga referenser, och låt det synas tydligt var din styrka faktiskt ligger.
Visa det, inte bara påstå det
Det räcker inte att skriva att ni är experter inom ett område. Koppla varje påstående till ett konkret exempel: ett liknande uppdrag, ett resultat som gick att mäta, en metod som beskrivs steg för steg istället för i allmänna ordalag. Den som utvärderar anbud läser många liknande formuleringar, och det är detaljerna som gör att ett svar fastnar.
3. Lokal närvaro och mindre kontraktsvärden
Många upphandlingar, särskilt från kommuner och regioner, gynnar i praktiken leverantörer som finns nära. Inte genom att det formellt premieras, utan genom att kortare resvägar, snabbare responstid och personlig kännedom om lokala förhållanden blir verkliga konkurrensfördelar som går att formulera i anbudet. En leverantör på plats kan ofta lova kortare ställtider eller mer flexibel bemanning än ett bolag som ska skicka personal eller material över halva landet.
Det lönar sig också att hålla ögonen på kontrakt i den storleksklass som faktiskt passar ditt företag. Ett för stort kontrakt riskerar att bli en kapacitetsfälla även om du vinner det, medan ett kontrakt i rätt storlek går att leverera med god marginal och bli ett starkt referensjobb till nästa anbud. Hur du sätter priset i den storleksklassen, utan att underskatta vad uppdraget faktiskt kostar, går vi igenom i vår guide om hur du prissätter ett anbud utan att underbjuda dig själv.
4. Gå ihop med andra när du inte räcker till ensam
Ibland är kvalificeringskraven i en upphandling byggda för att ett enskilt litet företag inte klarar dem ensamt, till exempel krav på en viss omsättning eller erfarenhet från ett visst antal liknande uppdrag. Det behöver inte betyda att upphandlingen är stängd för dig. Flera mindre leverantörer kan gå samman och lämna ett gemensamt anbud, eller ta in en underleverantör för den del av uppdraget de själva inte täcker.
Den typen av samarbete kräver att ansvarsfördelningen är tydlig från start, både internt mellan parterna och i hur den beskrivs för upphandlaren. Ett anbud där det är oklart vem som faktiskt ansvarar för vad väcker osäkerhet hos den som utvärderar, medan en tydligt beskriven arbetsfördelning kan göra en samverkanslösning till en styrka snarare än ett nödlösning.
5. Välj dina strider
Den enskilt vanligaste anledningen till att mindre företag förlorar är inte att de skriver sämre anbud, det är att de lägger tid på upphandlingar de aldrig hade goda odds i. Ett stort generellt kontrakt som är skräddarsytt för en helt annan typ av leverantör kostar samma arbetstid att svara på som ett kontrakt där ni faktiskt har ett övertag, men ger betydligt sämre utbyte av den tiden.
Lägg därför mer av din tid på att läsa igenom förfrågningsunderlaget innan du bestämmer dig för att svara, och mindre tid på att svara på allt som dyker upp i din bransch. Ett anbud som faller på ett missat krav trots en stark lösning är dessutom ett onödigt sätt att förlora, det kan du läsa mer om i vår genomgång av misstagen som diskvalificerar annars bra anbud. Fokus och urval slår i längden volym, särskilt för ett företag som inte har en hel avdelning som bara skriver anbud.
Läs vidare
- Guide till offentlig upphandling och LOU
- Ordlista: alla begrepp inom offentlig upphandling
- Hur du prissätter ett anbud utan att underbjuda dig själv
- Misstagen som diskvalificerar annars bra anbud
- Så skriver du kvalitetsdelen i anbudet
***
Vill du hitta upphandlingar i rätt storleksklass för ditt företag? Sök bland aktuella upphandlingar här eller kontakta oss med dina frågor!